Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, Công ty luôn tiêm kiếm những giải pháp công nghệ tiên tiến để nâng cao hiệu quả công việc và tối ưu hóa quy trình nội bộ. Trong số đó, việc xử lý lượng lớn văn bản nội bộ như quy chế, quy định, hướng dẫn nghiệp vụ, tài liệu kỹ thuật... là một thách thức không nhỏ.

      Google NotebookLM là một trong những công cụ AI tiên phong giúp chúng ta khắc phục vấn đề trên. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu chi tiết về NotebookLM, áp dụng cụ thể trong Công ty và hướng triển khai hiệu quả trong thời gian đến.

       NotebookLM là gì và hoạt động ra sao?

      NotebookLM là công cụ AI do Google phát triển, được thiết kế để trợ thành một "trợ lý nghiên cứu" cá nhân hoạt động trên các tài liệu do chúng ta cung cấp.

      Khác với ChatGPT hoặc Gemini, NotebookLM không truy cập Internet để trả lời câu hỏi, mà chỉ dựa vào các file tài liệu như PDF, Google Docs, Slides... do người dùng tải lên notebook. Bên cạnh đó NotebookLM cũng có khả năng đọc và tổng hợp thông tin từ các nguồn cụ thể do người dùng cung cấp như từ một trang web cụ thể, từ các địa chỉ video youtube. Thông tin hi tiết của Google NotebookLM tại địa chỉ: https://notebooklm.google.com.

      II. Lợi ích nổi bật của NotebookLM

      1. Tóm tắt nhanh chóng các văn bản dài
      NotebookLM có thể tóm tắt cả quy chế, quy định, hướng dẫn... dài hàng chục trang trong vòng vài phút. Tóm tắt rõ ràng theo đề mục, hữu ích cho việc truyền đạt, huấn luyện, hay đọc nhanh trước khi họp.

       2. Trả lời câu hỏi dựa trên nội dung có trong tài liệu

       Người dùng có thể hỏi câu hỏi cụ thể, và AI sẽ trả lời dựa trên đúng phần nội dung trong tài liệu.
VD: 

• "Trong Quy chế tiền lương của Công ty Thuỷ điện Sông Tranh, quy định về trách nhiệm các Phòng/Phân xưởng gồm những nội dung gì gì?"
• "Nội dung đào tạo PCCC quy định chi tiết ở quy định nào?"

      3. Liên kết trích dẫn chính xác
      NotebookLM trình bày câu trả lời kèm theo nguồn trích dẫn cụ thể (section, heading, file) giúp người dùng đối chiếu dễ dàng.

4. Hỗ trợ Tiếng Việt, nhiều định dạng

      NotebookLM đã hỗ trợ tốt Tiếng Việt và các loại file thường dùng trong doanh nghiệp như PDF, Google Docs, Word… 

5. Tăng cường ghi nhớ & hiểu sâu hơn

       Hỏi - đáp với AI giúc người dùng nhớ kiến thức lâu hơn do tương tác chủ động. Hướng dẫn hoặc quy trình khó nhớ sẽ trở nên sinh động và linh hoạt hơn.

6. Tổng hợp tài liệu đào tạo nhanh

      AI tóm tắt, thiết kế slide, câu hỏi trắc nghiệm, hoặc tổng hợp hệ thống hóa kiến thức rất nhanh. Rất phù hợp với các Phòng/Phân xưởng phục vụ đào tạo, truyền thông nội bộ.

• Quản lý hồ sơ và quy định: Tóm tắt nhanh các quy định, quy chế tổ chức và hoạt động, quy định chức năng nhiệm vụ, và các văn bản pháp lý khác. 
  • Ví dụ: Nhanh chóng tìm kiếm các điều khoản về chính sách lao động, quy định về kỷ luật, khen thưởng trong các văn bản dài.
• Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: Tóm tắt giáo trình, tài liệu đào tạo. 
  • Ví dụ: Tổng hợp các điểm chính từ tài liệu huấn luyện an toàn, quy trình vận hành cho nhân viên mới.
• Công tác văn thư, lưu trữ: Quản lý, thu thập, lưu trữ, bảo quản và khai thác kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Công ty. 
  • Ví dụ: Tìm kiếm thông tin cụ thể trong kho lưu trữ tài liệu điện tử.
• Truyền thông và Quan hệ cộng đồng: Soạn thảo thông cáo báo chí, chuẩn bị nội dung trả lời phỏng vấn, tóm tắt các hoạt động truyền thông. 
  • Ví dụ: Chuẩn bị nội dung cho các bài đăng trên website hoặc thông báo nội bộ.
• Pháp chế: Thẩm định về mặt pháp lý đối với các quy chế nội bộ, hợp đồng, tài liệu.
  • Ví dụ: Phân tích và tóm tắt các điều khoản pháp lý liên quan đến một hợp đồng cụ thể.

2. Phòng Kế hoạch và Vật tư (KHVT) 

• Lĩnh vực áp dụng:
  • Kế hoạch sản xuất kinh doanh và đầu tư: Tóm tắt các phương án sản xuất kinh doanh, kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn. 
    • Ví dụ: Tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế, kỹ thuật và hiệu quả sản xuất kinh doanh từ các báo cáo định kỳ.
  • Đấu thầu, mua sắm: Tổng hợp, đánh giá nhu cầu vật tư, hàng hóa, dịch vụ. 
    • Ví dụ: Tóm tắt các điều khoản quan trọng trong các loại hợp đồng mẫu.
  • Quản lý và cung ứng vật tư, nhiên liệu: Theo dõi, rà soát, phân tích, đánh giá số liệu vật tư, nhiên liệu, thiết bị tồn kho. 
    • Ví dụ: Tổng hợp các báo cáo về tình hình sử dụng vật tư, nhiên liệu để đánh giá hiệu quả.
  • Thống kê, báo cáo: Xử lý và tổng hợp các số liệu thống kê liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh. 
    • Ví dụ: Phân tích các báo cáo thống kê, dự báo khả năng hoàn thành kế hoạch.

       3. Phòng Kỹ thuật và An toàn (KTAT)

• Lĩnh vực áp dụng: 
  • Quản lý kỹ thuật tài sản: Tóm tắt các hồ sơ kỹ thuật tài sản, theo dõi thông số, tình trạng kỹ thuật của tài sản.
    • Ví dụ: Tổng hợp các phương án xử lý khi có nguy cơ ảnh hưởng đến an toàn, ổn định của thiết bị.
  • Công tác cải tiến sản xuất và công nghệ: Tóm tắt các sáng kiến cải tiến, đề tài khoa học công nghệ. 
    • Ví dụ: Tổng hợp các báo cáo nghiên cứu khoa học để đánh giá giá trị sáng kiến. 
  • Thị trường điện: Tóm tắt kế hoạch vận hành thị trường điện, các quy định và thông tin liên quan đến thị trường điện. 
    • Ví dụ: Tổng hợp các dữ liệu chào giá, thanh toán tiền điện hàng tháng.
  • Phòng chống thiên tai và tìm kiếm cứu nạn (PCTT&TKCN): Tóm tắt các kế hoạch, phương án ứng phó khẩn cấp, thiên tai.
    • Ví dụ: Tổng hợp các báo cáo hiện trạng, đánh giá an toàn đập.
  • An toàn, vệ sinh lao động, PCCC: Tóm tắt các quy trình, quy phạm về an toàn lao động, PCCC. 
    • Ví dụ: Tổng hợp các báo cáo điều tra tai nạn lao động và đề xuất cải thiện môi trường làm việc.
  • Quản trị hệ thống CNTT, Viễn thông và SCADA: Tóm tắt các quy hoạch, kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin. 
    • Ví dụ: Quản lý các tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng phần mềm và hệ thống.
  • Công tác bảo vệ môi trường: Tóm tắt các quy định, kế hoạch, báo cáo về công tác môi trường. 
    • Ví dụ: Tổng hợp các báo cáo kiểm tra định kỳ việc chấp hành pháp luật về môi trường.

        4. Phòng Tài chính và Kế toán (TCKT)

• Lĩnh vực áp dụng: 
  • Công tác tài chính: Tóm tắt kế hoạch tài chính hàng năm, trung hạn và dài hạn.
    • Ví dụ: Tổng hợp các giải pháp huy động vốn, phân tích các hợp đồng tín dụng.
  • Công tác kế toán và thống kê: Tóm tắt các quy định về chuẩn mực kế toán, luật kế toán. 
    • Ví dụ: Tổng hợp các số liệu về tài sản, nguồn vốn, quỹ, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
  • Phân tích chi phí: Theo dõi, rà soát, phân tích, đánh giá số liệu các chỉ tiêu tiết kiệm chi phí. 
    • Ví dụ: Tạo báo cáo tổng hợp về tình hình chi phí theo định kỳ.

        5. Phân xưởng Vận hành (VH) 

• Lĩnh vực áp dụng: 
  • Quản lý, vận hành thiết bị: Tóm tắt các quy trình, quy định, tiêu chuẩn vận hành thiết bị, tổ máy. 
    • Ví dụ: Tổng hợp các thông số kỹ thuật, số liệu thủy văn từ các báo cáo vận hành.
  • Quản lý kỹ thuật trong vận hành: Tóm tắt các quy trình, bản vẽ, sổ sách vận hành. 
    • Ví dụ: Phân tích dữ liệu vận hành để phát hiện sớm sự cố, hư hỏng. 
  • Công tác chào giá điện: Tóm tắt các quy định của thị trường điện, các thông tin về chiến lược chào giá điện. 
    • Ví dụ: Tổng hợp các dữ liệu lịch sử chào giá để tối ưu chiến lược.

       6. Phân xưởng Sửa chữa (SC) 

• Lĩnh vực áp dụng: 
  • Công tác bảo dưỡng, sửa chữa: Tóm tắt kế hoạch kiểm tra, bảo dưỡng và sửa chữa hệ thống thiết bị, công trình. 
    •  Ví dụ: Tổng hợp các dự trù vật tư, thiết bị phục vụ công tác bảo dưỡng, sửa chữa. 
  •  Quản lý kỹ thuật sửa chữa tài sản: Tóm tắt các kế hoạch công tác, vật tư, nhân lực. 
    •  Ví dụ: Tổng hợp các phương án, biện pháp thi công sửa chữa, khắc phục hư hỏng. 
  •  Công tác xử lý sự cố: Tóm tắt các quy trình xử lý sự cố, báo cáo sự cố.
    •  Ví dụ: Phân tích nguyên nhân gây sự cố từ các báo cáo điều tra để đưa ra biện pháp phòng ngừa.
  • Đào tạo nghề sửa chữa: Tóm tắt các giáo trình, tài liệu đào tạo nâng cao tay nghề cho nhân viên.
    • Ví dụ: Tổng hợp các nội dung bồi huấn, nâng bậc cho công nhân.

Cách thức áp dụng chung cho tất cả các phòng ban:

1.  Tổng hợp báo cáo: Sử dụng NotebookLM để tổng hợp dữ liệu từ nhiều báo cáo khác nhau (ví dụ: báo cáo hàng tháng, hàng quý) thành một bản tóm tắt ngắn gọn và dễ hiểu, giúp lãnh đạo nắm bắt thông tin nhanh chóng. Tiếp tục nghiên cứu để thực hiện tự động hoá quá trình này và gửi thông tin báo cáo đến các đối tượng có liên quan.
2. Nghiên cứu tài liệu: Khi cần nghiên cứu một chủ đề hoặc vấn đề mới, nhân viên có thể tải lên các tài liệu liên quan và yêu cầu NotebookLM tóm tắt, đặt câu hỏi hoặc tìm kiếm thông tin cụ thể.
3. Soạn thảo văn bản dự thảo: Dựa trên các thông tin từ tài liệu, AI có thể giúp soạn thảo các bản dự thảo cho báo cáo, email, thông báo, hoặc các tài liệu nội bộ khác.• Chuẩn bị cuộc họp: Tổng hợp các điểm chính từ tài liệu cuộc họp trước, hoặc chuẩn bị các câu hỏi, ý chính cho cuộc họp sắp tới.
4.  Đào tạo nội bộ: Tạo các bản tóm tắt hoặc câu hỏi trắc nghiệm từ các tài liệu đào tạo, giúp nhân viên mới hoặc cũ ôn tập kiến thức hiệu quả hơn.
    

Việc áp dụng NotebookLM sẽ giúp các phòng ban của Công ty Thủy điện Sông Tranh tiết kiệm thời gian trong việc xử lý thông tin, nâng cao hiệu quả làm việc và ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn.

V. Dự kiến đề xuất triển khai tại Công ty

Giai đoạn 1: Thí điểm

1. Nhóm nhân viên Tổ chức - Nhân sự thực hiện thí điểm
2. Tài liệu: Quy chế, huớng dẫn đào tạo, quy trình nghiệp vụ
3.  Thu thập đánh giá

Giai đoạn 2: Triển khai rộng

• Toàn bộ CBCNV
• Đào tạo ngắn gọn theo nhóm
• Ban hành hướng dẫn sử dụng, quy tắc tài liệu

Giai đoạn 3: Tích hợp vào quy trình

• Tích hợp vào đào tạo nội bộ, truy vấn quy chế
• Đánh giá hiệu suất 
• Cập nhật hàng tháng theo kho tài liệu chung

Tổng kết: NotebookLM là bước tiến lớn hỗ trợ đắc lực trong việc đơn giản hóa xử lý văn bản và truy xuất tri thức nội bộ. Công ty Thủy điện Sông Tranh cần có cơ chế khuyến khích mỗi CBCNV tham gia và đón nhận công nghệ mới với tâm thế học hỏi, đổi mới sáng tạo và hợp tác.

Tổng hợp các bài viết, video hướng dẫn chi tiết về sử dụng NotebookLM tham khảo tại danh mục kèm theo

 Tg: Nguyễn Bình